Factura electrónica: novedades y cómo pueden afectar a tu negocio

Estamos en una etapa de cambios, también en las empresas. En este contexto, la factura electrónica es uno de los elementos que se ha situado en el centro de la transformación digital empresarial, auspiciada por una legislación que así lo requiere. 

En España se están registrando modificaciones y adaptaciones que redefinen el panorama de la facturación digital. Entre ellos, como verás a continuación, están la Ley Crea y Crece (formalmente la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas) y la futura implantación de VERI*FACTU, el sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria para prevenir el fraude fiscal.

Sin duda, la aplicación de la facturación electrónica conlleva cambios clave que pueden tener un impacto muy significativo en tu negocio, por lo que necesitas estar al tanto de sus novedades.

¿Qué es la factura electrónica y por qué es importante en 2025?

Definición y diferencias con la factura en papel

La factura electrónica es un documento que tiene la misma validez legal que la factura en papel, pero se emite y recibe en formato digital. A diferencia de la tradicional, la factura electrónica no hace falta imprimirla, mejora la eficiencia, es trazable y genera un menor impacto ambiental.

Objetivos de la Ley Crea y Crece y la lucha contra el fraude fiscal

La Ley Crea y Crece, que entró en vigor en 2022, pretende, entre otras cuestiones, fomentar la digitalización de los negocios, reducir la morosidad, incrementar la transparencia y mitigar el fraude fiscal, ya que mejora el control de la Agencia Tributaria.

Calendario de implementación: ¿cuándo será obligatoria para tu negocio?

La factura electrónica tiene un calendario de implementación progresiva en función de la facturación de las empresas.

Empresas con facturación superior a 8 millones de euros

Para empresas con facturación superior a 8 millones de euros, la obligación de utilizar la factura electrónica llegará a partir de 2026, un año después de la publicación del reglamento que regula esta herramienta. 

Autónomos y pymes con facturación inferior a 8 millones de euros

Para autónomos y pymes con facturación inferior a 8 millones de euros, la factura electrónica será obligatoria dos años después de la aprobación del reglamento; es decir, en 2027. 

Obligación de informar sobre el estado de las facturas y pagos

La legislación determina que, para empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros, será en 2028 cuando sea obligado comunicar los estados de la factura y el pago. 

Excepciones y relaciones B2C

Por ahora, no están afectadas por la obligatoriedad de la factura electrónica, por lo que si es tu caso puedes continuar con la tradicional.

Requisitos técnicos y formatos admitidos

Formato Facturae y firma digital

Este es el estándar oficial en España para la factura electrónica. Emplea XML y firma digital para asegurar la autenticidad.

Sistemas VERI*FACTU y su conexión con la Agencia Tributaria

Según esta iniciativa de Hacienda, los SIF (Sistemas Informáticos de Verificación) VERI*FACTU tienen que remitir a la Agencia Tributaria a través de una conexión a internet todos los registros de facturación correspondientes a las facturas expedidas.

Software de facturación adaptado

Hay distintas opciones disponibles y adaptadas a la normativa española. Entre las más destacadas están Billin, Quipu, Factura Directa o Contasimple.

¿Cómo afecta la factura electrónica a tu negocio?

Ventajas operativas y fiscales

Los beneficios son numerosos: 

• Ahorrarás tiempo y dinero.
• Ganarás en transparencia y control fiscal.
• Mejorarás en cuanto a organización y almacenamiento.
• Reducirás el impacto ambiental.
• Optimizarás la relación con tus clientes y tus proveedores. 

Riesgos de no adaptarte

Entre ellos están la posibilidad de que te sancionen por incumplir las normativas, perder eficiencia frente a competidores que ya han afrontado el reto de la digitalización o las barreras comerciales que te puedes encontrar, ya que algunos clientes y proveedores pueden requerir facturas electrónicas.

Impacto en la relación con clientes y proveedores

La relación con tus grupos de interés será más fluida, ya que la factura electrónica hará más sencillo el intercambio de información y de documentos. El tiempo de espera se reducirá y se ganará en transparencia y en seguridad.

Consejos para una transición exitosa

Elige el software adecuado

Para adaptarte a la factura electrónica, es importante que encuentres una opción que se adapte a las necesidades de tu negocio, que se integre bien con tus otros sistemas de gestión y que resulte compatible con la normativa vigente.

Forma y adapta a tu equipo

No te olvides de este factor clave para introducir la factura electrónica. Necesitas involucrar a tu equipo para que comprenda el uso del nuevo sistema y sus beneficios. De ello depende que la transición sea más sencilla y eficaz.

Implementa la automatización y respaldo de datos

Si quieres evitar errores y mejorar la eficiencia en cuanto a tiempos de gestión, debes implementar procesos automáticos para la generación y envío de facturas. Y no te olvides de instalar un sistema de respaldo con el que puedas disponer de los documentos en todo momento.

Mantente al día con la normativa fiscal

La legislación puede cambiar en poco tiempo. Por eso, recuerda prestar atención a las novedades que puedan introducir las instituciones, ya que las regulaciones pueden cambiar y necesitarás actualizar el software. Así te evitarás posibles sanciones y reducirás la probabilidad de que surjan contratiempos.

La factura electrónica no es solo una obligación legal: también representa una oportunidad para mejorar la eficiencia y competitividad de tu empresa. Adoptarla ahora puede brindarte una ventaja estratégica en un mercado cada vez más digital.