Reuniones de trabajo más eficientes: herramientas clave para optimizar el trabajo remoto

A medida que los efectos de la pandemia y la digitalización del trabajo se consolidan en las compañías, los líderes empresariales buscan formas de hacer más eficientes las reuniones. El objetivo es resolver las cuestiones importantes sin perder tiempo y, especialmente, sin restar productividad a la empresa. 

La preocupación por conseguir reuniones productivas y breves llega incluso a la cúpula de las empresas más influyentes. Por ejemplo, el fundador de Amazon, Jeff Bezos, escribía en su libro Invent and Wander: The Collected Writings of Jeff Bezos que evita tener reuniones por la tarde, cuando hay más cansancio y antes de las 10 de la mañana, hora a partir de la cual considera que rinde más. El fundador de Apple, Steve Jobs, decía que es imprescindible mantener una lista pequeña de asistentes, idealmente de tres a cinco personas. También aconsejaba tener pocos puntos en la agenda y que las reuniones no duraran más de media hora.

De hecho, un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT, por sus siglas en inglés) advierte de que el exceso de reuniones pasa factura a la productividad empresarial. La investigación explica que las empresas donde se eliminaron las reuniones tres días por semana elevaron su productividad un 73 %, lo que ayudó a reducir el estrés de la plantilla y a aumentar el bienestar general de los trabajadores. Por otro lado, los autores del estudio recomiendan utilizar aplicaciones como Slack o Teams para intercambiar información sin llegar a perder la concentración por completo y dejando las reuniones únicamente para los temas imprescindibles. 

Cómo utilizar la tecnología para que tus reuniones sean más productivas

La recomendación general es que se establezca una agenda clara y unos objetivos, además de preparar el material necesario antes de comenzar una reunión, de tal forma que la conversación se centre en los asuntos importantes. También es aconsejable controlar el tiempo y calcular la duración de las intervenciones. 

Tanto en la preparación de la reunión como en los momentos posteriores, existen herramientas que pueden marcar la diferencia y ayudarnos a ganar eficiencia:

• Whisper es una creación de Open AI y se presenta como solución para convertir archivos de voz en texto. Frente a soluciones anteriores -donde era difícil acertar en los signos de puntuación, la exactitud de las palabras o el tono del entrevistado- esta propuesta basada en inteligencia artificial asegura ser capaz de transcribir a la perfección voces en hasta 90 idiomas. Es un sistema de reconocimiento automático de voz (ASR, por sus siglas en inglés) entrenado con más de 680.000 horas de datos multilingües y multitarea. 
• Krisp AI mejora la productividad de las reuniones gracias a la tecnología de inteligencia artificial con la que podemos reducir el ruido de fondo que existe en algunos sitios (cafeterías, aeropuertos o zonas al aire libre) durante las videollamadas o llamadas. La aplicación analiza el sonido de nuestra voz y elimina todo lo demás. Incluso analiza la voz de la otra persona en la llamada y el filtro de cancelación se puede activar en ambos casos. 
• Meet Attendance puede utilizarse para recopilar la asistencia en llamadas de Google Meet a través de la captura de los nombres de usuario, marcas de tiempo y otros datos asociados. La asistencia crea automáticamente una hoja de Excel con todos los asistentes de una reunión y funciona a través de una extensión del navegador Chrome. 
• Calendly es un programador de reuniones, una herramienta ideal para el personal directivo o para quienes se encargan de programar y gestionar reuniones. Ahorra tiempo y quebraderos de cabeza ayudando a los usuarios a sincronizar sus calendarios y encontrar una hora adecuada para todos incluso en diferentes zonas horarias e idiomas. El único requisito es mantener cada calendario actualizado. 
• Lucid Meetings puede ayudar en la parte previa de la reunión. La mitad del trabajo necesario para que una reunión sea productiva es tenerla preparada con antelación. Esta herramienta ayuda en esa planificación abordando un orden del día, asignando tareas a los miembros del equipo, tomando notas y haciendo seguimiento de las acciones después de la reunión. Incluye opciones de trabajo dinámicas como encuestas, plantillas y pizarras virtuales para adaptarse mejor al trabajo de cada equipo. 

Planificación y gestión del tiempo para tomar mejores decisiones

Como vemos, el éxito de las reuniones tiene que ver con la preparación, el objetivo y el desarrollo de la misma. Cuando no se sigue una estrategia clara o cuando hay demasiadas reuniones, la toma de decisiones se ralentiza y se resiente su calidad, de acuerdo a un estudio de McKinsey. En una encuesta de la firma, el 61 % de los ejecutivos reconoció que al menos la mitad del tiempo que dedicaron a la toma de decisiones fue ineficaz y gran parte lo dedicaron a reuniones. 

¿De qué manera puede la dirección empresarial tomar mejores decisiones comerciales en combinación con las reuniones con el resto del equipo? La firma de análisis arroja algunas preguntas clave para alcanzar mejores prácticas:

• ¿Deberíamos reunirnos o es algo que se puede resolver con un correo electrónico o un chat? 
• ¿Para qué es esta reunión? ¿Cuáles son los objetivos y expectativas?
• ¿Cuál es el papel de cada uno de los asistentes? 
• ¿Cómo daremos seguimiento a las tareas después de la reunión?

Cuando las reuniones logran mejores resultados, la empresa fomenta mejores decisiones y los asistentes elevan su motivación. Gestionar correctamente el tiempo y los objetivos, con la ayuda de la tecnología, impulsará la productividad de los equipos.