Eficiencia empresarial: cinco técnicas para aumentar la productividad laboral

El concepto productividad laboral se refiere a los bienes o servicios producidos por un trabajador, un equipo de personas o una máquina y a los recursos utilizados para obtenerlos en un periodo de tiempo concreto. Como explica la Organización Internacional del Trabajo (OIT), es una medida de eficiencia del trabajo. Estas son sus características: 

• Permite comprobar si el funcionamiento es adecuado para garantizar el crecimiento del negocio.
• Ayuda a conocer a los empleados y las dinámicas empresariales con detalle para saber cuáles son las áreas de mejora y los puntos fuertes.
• Contribuye a optimizar costes, ahorrar tiempo e incrementar la competitividad de la empresa tras analizar los procesos y aplicar mejoras en planificación, establecimiento de objetivos y anticipación de posibles problemas. 
• Al trabajar con todos estos datos, es posible gestionar los horarios y jornadas, mejorando el clima laboral y las condiciones de trabajo, lo que aumentará la motivación de la plantilla y la experiencia de empleado.

No existe una única forma de calcular la productividad, pero un primer paso es establecer un objetivo y una unidad de referencia (ventas, horas, unidades producidas) y tener en cuenta el periodo de tiempo de la medición (semanas, meses, años…). También es importante realizar un análisis cualitativo, es decir, tener en cuenta la calidad del trabajo realizado.

Metodologías para aumentar la productividad

No existen recetas mágicas para mejorar la productividad laboral, pero sí hay una amplia variedad de técnicas o métodos que serán de gran ayuda:

• La técnica Pomodoro fue creada por el ingeniero informático Franceso Cirillo a finales de la década de 1980 en sus años de universidad. El italiano utilizaba un viejo temporizador de cocina con forma de tomate para trabajar durante periodos de tiempo de 25 minutos (llamados ‘pomodoros’), seguidos de cinco minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro ‘pomodoros’.
• La metodología Kanban tiene su origen en las plantas de Toyota en Japón e inicialmente surgió como un sistema Just in Time (justo a tiempo) para el sistema de producción de la firma automotriz a finales de los 40. La palabra japonesa Kanban significa tarjeta visual, por lo que el método se basa en utilizar tarjetas similares a los post-it para etiquetar los procesos dividiéndolos en etapas. El tablero se estructura en tres columnas: una de tareas pendientes, otra de tareas en proceso y una última con las completadas.
• La técnica Eat the frog nace de una cita de Mark Twain: “Cómete una rana a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá durante el resto del día”. Bajo la premisa de que somos más productivos por las mañanas, la idea es que es mejor comenzar la jornada laboral con aquellas tareas más difíciles o importantes y después abordar las tareas menores o más agradables.
• El método de Jerry Seinfeld o Don’t break the chain (no rompas la cadena) propone enfocar una única tarea y no parar hasta terminarla. Se trata de realizar una actividad durante horas o días e intentar que no se corte, por lo que también es muy utilizada para ayudar a generar nuevos hábitos.
• El método del colibrí gana adeptos desde la llegada del teletrabajo. Igual que estos pájaros vuelan de flor en flor, se trata de realizar diferentes tareas en diferentes espacios físicos con el objetivo de añadir dinamismo a la jornada laboral con el cambio de ambientes. Por ejemplo, podemos tener reuniones en el despacho, revisar mails en el salón y el trabajo creativo desarrollarlo en la terraza.

Algo más que técnicas: calidad de vida y productividad laboral

Más allá de las metodologías concretas que se apliquen desde la gestión empresarial, hay una serie de factores importantes a tener en cuenta para mejorar la productividad laboral y que están estrechamente relacionados con la calidad y condiciones de trabajo, aunque en ocasiones se pasen por alto en medio de la rutina y el elevado volumen de tareas. 

Normalmente, las horas de mayor rendimiento son durante la mañana, por lo que conviene levantarse temprano y para ello es imprescindible mantener una buena rutina de sueño y descansar bien. 

Planificar la jornada durante unos minutos al día o la semana ayudará en la jerarquización de tareas, algo fundamental para mejorar la productividad y evitar olvidos. También será una buena manera de evitar distracciones y dejar para el tiempo libre asignado cualquier otra cuestión, sin olvidar los descansos programados para desconectar.

Por otro lado, es importante mantener limpio y ordenado el lugar de trabajo, tanto físico como el ordenador (con un escritorio sin muchos documentos, por ejemplo), para facilitar la realización de tareas y potenciar la concentración.

Además, es recomendable aprovechar las herramientas tecnológicas para automatizar tareas regulares y establecer un sistema de revisión del correo electrónico, que distrae mucho de las tareas importantes, estableciendo momentos concretos del día para ello (a primera hora de la mañana, a media jornada o al terminar)

Por último, es interesante introducir en la jornada momentos para mover el cuerpo como estirarnos, caminar unos minutos, hacer un poco de yoga o meditación. Estas técnicas ayudan a combatir tanto la fatiga física como la mental, dos de los principales enemigos de la productividad laboral. 

Sea cual sea la naturaleza de tu trabajo, siempre hay un método para mejorar la productividad. La clave es encontrar el más adecuado a tus tareas y a tu forma de trabajar. Integrar este método en la rutina diaria y en la mentalidad con la que se afronta la organización de la jornada hará de la eficiencia un aliado más.