Oficinas líquidas: espacios diseñados para el bienestar
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El concepto de oficina líquida emerge como una herramienta estratégica para potenciar la innovación y fidelizar talento. Al romper con la rigidez del despacho tradicional, estas áreas móviles ponen al empleado en el centro, fusionando productividad, tecnología y bienestar físico.
• Filosofía activity-based working (ABW). El diseño del entorno laboral no es fijo, sino que se define según las actividades específicas que los empleados deben realizar en cada momento.
• Flexibilidad y movilidad del espacio. Mediante el uso de mobiliario modular y zonas abiertas, la oficina se adapta al tamaño de los equipos y a la necesidad de privacidad o interacción creativa.
• Enfoque en el bienestar integral. Estos espacios integran áreas de descanso, luz natural y materiales cálidos para favorecer la salud física y mental de los empleados.
• Cultura de autonomía y gestión del cambio. La transición a este modelo requiere tecnología de reserva de puestos (hot-desking) y una mentalidad organizacional basada en la autonomía y la conectividad.
¿Cómo influye el espacio en el desarrollo de nuestro trabajo? A lo largo del día, hacemos tareas diferentes: hablamos con clientes, redactamos un informe, tenemos que tomar una decisión sobre un proyecto… ¿Y si tuviéramos un espacio para cada momento? A esta cuestión trata de dar respuesta el concepto de oficinas líquidas.
Activity-based working
El punto de partida de esta forma de establecer los espacios laborales es la teoría del trabajo basado en la actividad (activity-based working en inglés o sus siglas ABW). El término, acuñado por el consultor holandés Erik Veldhoen en su libro ‘La desaparición de la oficina’ (The demise of the office, 1994), hace referencia a una filosofía de diseño de los espacios en la que se da prioridad a las diferentes actividades y tareas que se realizan en lugar de al espacio en sí mismo. Un concepto que el arquitecto americano Robert Luchetti ya había empezado a explorar en los años 80 del siglo XX, aunque no terminó de cuajar en Estados Unidos en ese momento.
El trabajo basado en la actividad parte de la idea de que las actividades que desempeña una persona determinan el entorno más adecuado donde realizarlo. El espacio no determina el trabajo, sino al revés. Según las tareas que haya que desempeñar, se escoge un espacio u otro. Nacían así las oficinas líquidas. Esta idea, que en los 80 y 90 pudo ser revolucionaria, encontró en los años 2000 y el boom de las empresas tecnológicas su momento ideal. Ahora sí, las oficinas que todos tenemos en la cabeza de Silicon Valley, con áreas donde relajarse, zonas de esparcimiento con mesas de ping pong o futbolines, cafeterías coloridas, sofás, áreas verdes y escritorios amplios se hicieron realidad.
Oficinas pensadas para la movilidad
Las oficinas líquidas están diseñadas pensando en la flexibilidad, la movilidad y el cambio, ya sea de tarea, de equipo o, incluso, de estado de ánimo. Bajo este concepto, se rompe la inmovilidad del cubículo o de los despachos cerrados y se abren los espacios a cada actividad. En unos casos, requerirá de áreas que garanticen la privacidad y la concentración y en otros de zonas abiertas para la interacción y la creatividad. El mobiliario modular facilita esta flexibilidad, adaptándose al tamaño del equipo y de las necesidades de cada momento: desde pantallas donde exponer y debatir ideas y proyectos, aislamientos acústicos que garanticen la privacidad- o decoración funcional y acogedora para las zonas comunes.
Espacios diseñados para el bienestar
El diseño de estas oficinas líquidas no sólo busca mejorar el trabajo, adaptándose a las nuevas necesidades laborales, sino que trata de crear espacios que favorezcan el bienestar físico y mental de los empleados.
Las salas de juegos, los gimnasios, los espacios de descanso y los rincones donde tomarse un café o descansar se integran en las oficinas líquidas como parte fundamental de la distribución de los espacios y de las tareas diarias. La luz, el aire, la acústica y los materiales constructivos se eligen pensando en crear un ambiente de trabajo más humano, que pone en el centro a los trabajadores.
“Los espacios de trabajo ya no son solo un lugar físico, sino una herramienta estratégica para impulsar la productividad, la innovación y el bienestar de los equipos” afirma Teresa Fernández, directora de Banca de Empresas de Ibercaja.
Movilidad y capacidad de adaptación
La transición hacia la oficina líquida exige una gestión del cambio profunda. Este tipo de espacios van asociados a formas de trabajar donde se da gran autonomía a los empleados, que no tienen un espacio de trabajo específico, sino que ocupan aquellos puestos que están libres (hot desks). Se suele trabajar también con cierta flexibilidad horaria, que se combina con el teletrabajo.
Es una cultura organizacional que fomenta el liderazgo, la autonomía y la gestión de equipos; donde el espacio de trabajo se percibe como una herramienta dinámica que favorece la fidelización de talento. Por eso, para que estos espacios líquidos sean efectivos, hay que tener en cuenta una serie de aspectos.
- Contar con software especializado en la gestión de espacios y reservas (hot-desking) que permita a los empleados visualizar la disponibilidad de puestos o salas de reuniones en tiempo real.
- Una buena conectividad y protocolos de ciberseguridad avanzados para garantizar que el flujo de trabajo sea constante, sin importar si el empleado se encuentra en un área de silencio, una zona de colaboración o trabajando de forma remota.
- Unos buenos canales de comunicación que ayuden a establecer y respetar las normas de funcionamiento de la oficina.
Como en todo cambio, primero hay que conocer. Ya sea utilizando sensores de movimiento o a través de encuestas, necesitamos saber cuáles son los usos principales que se dan a cada espacio, las necesidades de cada empleado y el funcionamiento de cada equipo para organizar el espacio. A partir de esa información, probar y, si es necesario, cambiar y adaptar a los nuevos usos y necesidades que la empresa vaya observando. En definitiva, la oficina líquida es exactamente eso, un espacio capaz de adaptarse al cambio con facilidad.
